בחינה שוטפת של הפעילות החשבונאית

פעילות עסקית מחייבת בקרה ובחינה שוטפת. טעות נפוצה, בעיקר בעסקים קטנים ובינונים, לבצע בחינה בתום שנת פעילות ועל בסיס דוחות חשבונאיים כמו רוו"ה ומאזן, אם קיימת חובה להציגו (מאזן, חובה לחברות ולתאגידים), הנערכים בדיעבד ובתום שנת פעילות. דוחות, שמיועדים לסכם שנת פעילות ועל בסיסם יקבע חישוב המס, רמת דיוקם ועדכונם במהלך השנה, נמוכה ועל כן, לא בהכרח משקפים את התוצאה ברמה נאותה לקבלת החלטות במהלך ביצוע הפעילות.

מאידך, ישנם נתונים שמתקבלים ונרשמים באופן שוטף, שזמינותם ורמת דיוקם, לצורכי בקרה ואבחון, מספקת ועדכנית. למשל, מע"מ לתשלום או להחזר על בסיס דוח המע"מ התקופתי בדיווח חודשי או דו-חודשי. דוח מע"מ הינו רישום שוטף ועדכני של סך החשבוניות שהפיקה הפעילות לקהל לקוחותיה (ללא תלות בגבייתן ובמימושן כתקבול) והחשבוניות בגין חומרים ותשומות אחרות שנקלטו, לרבות תשלומים לספקי שירותים (ללא תלות בתשלום בפועל), וכן, רישום רכישת ציוד שמסווגת כהשקעה. בהתייחס לנתונים אלא ניתן לאבחן ומייד מצב ליום הדוח שמסכם פעילות של חודש, במקרה של דיווח חודשי או של חודשיים במקרה של דיווח דו חודשי.

• אם הדוח מציג חובת תשלום מע"מ, פירושו שבתקופה הנדונה סך החשבוניות שהופקו, שבגינן נזקפה הכנסה, גבוה מסך ההוצאה שנעשתה ליצירת אותה הכנסה.

• אם הדוח מציג זיכוי (זכאות להחזר חלק מכספי המע"מ), פירושו כי סך החשבוניות שהפיקה הפעילות בגין הכנסות לגבייה בהשוואה לסך החשבוניות שקלטה לתשלום לספקיה ונותני השירותים, נמוך ומכאן, הפעילות הייתה גירעונית.

• חישוב הפער התזרימי בין סך החשבוניות להכנסות לבין סך החשבוניות לתשלום אמור לשמש מקור תשלום וסילוק של הוצאות ומשיכות נוספות בעסק שעליהן אין חלות מע"מ כמו שכר עבודה, ריבית, תשלומי ביטוח והחזר הלוואות.

יוצא איפוא כי ניתוח דוח מע"מ תקופתי מספק אינדיקציה מועילה על מצב הניהול הפיננסי, ובעיקר:

• רמת הנזילות – יכולת עמידה בתשלום הוצאות שחלות על העסק, לרבות כאלה שאינן נזקפות בדוח רוו"ה כמו הלוואות.

• חובת תשלום או זיכוי מצביעה על מגמה חיובית או שלילית כאינדיקציה של רווחיות, בהיבט הפיננסי הכנסות מול הוצאות.

• ניתוח התשומות עשוי להוביל לניתוח שיעור הגידול של מלאי בפעילויות בהן יש מלאי. בהתחשב בעובדה כי מלאי מהווה נכס שוטף, השינוי משפיע מייד על רמת ההון החוזר ועל הנזילות של הפעילות ולכן הוא אחד הנתונים בעת קבלת החלטות להגדלה ו/או הקטנה של מלאי.

• השוואה של נתונים בין תקופות של דוחות המע"מ מאפשרים בחינת עמידה ביעדי מכירות, אפיון קיום או היעדר עונתיות ועוד.

אינדיקטור נוסף וחשוב בפעילות השוטפת הוא רמת הנזילות, שנבחנת באמצעות היחס והפער בין הנכסים השוטפים (לקוחות ומלאי) לבין התחייבויות שוטפות, בעיקר ספקים.

• היחס, שצריך שיהיה גבוה מ-1, מלמד על יכולת סילוק שוטפת של חלויות התשלומים והמשיכות מקופת הפעילות.

• הפער בין לקוחות לספקים מספק מדד להון חוזר, המוגדר כפער בין סך הנכסים השוטפים, בהם מלאי וחוב לקוחות לסך ההתחייבויות השוטפות, בעיקר ספקים. פער זה מלמד על היקף המקורות הנזילים שעומד לשימוש הפעילות.

• היקף הון חוזר משקף גם מדיניות אשראי ללקוחות. ככל שהוא גבוה יותר, זמן התשלום ארוך יותר. שינויים בהיקפו יצביעו גם על שינויים בתנאי התשלום.

• חשוב לציין כי מצב של עתירות בנכסים ורווחיות גבוהה אינם ערובה לרמת הנזילות. כאשר מרכיב גבוה בנכסים השוטפים הוא מלאי ו/או חוב ללקוחות להם הוענקו תנאי תשלום מפליגים בהשוואה לתנאי התשלום לספקים, אזי, על אף שקיים הון חוזר חיובי וגבוה, הפעילות עלולה להיקלע למצב של מצוקת נזילות ותתקשה בפירעון התחייבויותיה השוטפות.
  

אמנם מומלץ להיצמד לכלי הבקרה על פי האמצעים המוצגים לעיל אך, ובמקביל, רצוי ומומלץ לבצע ניתוח משלים גם על בסיס הדוחות הכספיים - רוו"ה ומאזן - גם במהלך השנה, בתום כל רבעון, ובתנאי שעריכתם תהיה עדכנית למועד הניתוח.