.ניהול מידע - בזבוז זמן או השקעה

בעסקים קטנים ובינוניים ממעיטים בחשיבות ניהול מערכת מידע ומתעלמים מן העובדה כי מצוי בידם מידע רב שבשל אי זמינותו ו/או עריכה ורישום לא מתאימים, נבצר לעשות בו שימוש מושכל, בעת קבלת החלטות עסקיות. מקור מידע חשוב הוא הרישום החשבונאי בין שהוא בשיטה הכפולה או חד צדדית. בהשוואה בין שיטות הרישום, זו הכפולה מאפשרת פירוט מידע מפורט יותר בהשוואה לזה שברישום על פי הנהלת חשבונות חד צדדית. יחד עם זאת, שתי השיטות מהוות מקור חשוב למידע עסקי ולא רק חשבונאי שמחויב על פי הוראות דיווח הכנסות לצורכי מס.

למידע יש ערך כשהוא מוצג בזמן - כשצריך אותו ולא בדיעבד. למשל, עסק שהוא צרכן אשראי שוטף בשל תנאי התשלום שהעניק ללקוחותיו נידרש למצגים חשבונאיים זמינים ועדכניים בעת פנייתו למערכת הפיננסית לגיוס מימון גישור הדרוש לו. עליו להציג כי סך התחייבויותיו לז"ק נמוך מסך נכסיו ובעיקר הכנסותיו, לאותה תקופה ובכך, מציג אסמכתא כי ברשותו יכולת החזר לגישור המימוני המבוקש.

מידע אודות לקוחות בעל ערך בפעילות השוטפת. בנוסף לפרטים בסיסיים כגון שם הלקוח, תנאי תשלום, פרטי התקשרות של מקבלי ההחלטות, ניתן וחשוב לתעד נתונים נוספים גם במערכת הנה"ח הקיימת, ולשלוף נתונים אצורים בעת הצורך. כך למשל, ניתן לתעד אירועים, תנאים מיוחדים והסכמים, ודגשים בהתייחסות ללקוח מסוים, השונים וייחודיים לאותו לקוח

הצורך בניהול מידע מפורט, עשוי להביא להעדפה של שיטת הרישום הכפולה גם במקרים שאין חובה כזאת על פי דין (מחזור ו/או סוג הישות העסקית). מקרה כזה קיים כאשר יש צורך בניהול מלאי משמעותי ומגוון, ריבוי לקוחות וכד'.

אחד הסימפטומים לתופעה של אי ניהול המידע הוא הגשת דו"חות באיחור רב, בין דו"חות בשיטת הרישום החד צדדית (רוו"ה + שומת מס, טופס פחת) ובין בשיטה הכפולה (רוו"ה, מאזן, טופס פחת)

שומה לציין כי חובת הגשה של דו"חות במועד היא לא רק חובה כלפי שלטונות המס. בנוסף, המערכת הבנקאית מחויבת, בכפוף להוראת ניהול בנקאי תקין מס' 311 ,לאשר מסגרות אשראי ו/או לחדשן, על בסיס דו"חות אלו שתחולתם תוך שישה חודשים, או לכל המאוחר תוך תשעה חודשים מסיום שנת המס, אם נקבע כך בתקנון החברה.